Dokumenty
WAŻNE INFORMACJE
Poniższy zakres dokumentów stanowi przykładową listę, albowiem w zależności od rodzaju i zawiłości sprawy Notariusz może wymagać jeszcze innych, niewymienionych poniżej dokumentów. W celu ustalenia dokładnej listy dokumentów prosimy o kontakt z Kancelarią.
Wymaganie określonych dokumentów przez Notariusza służy przede wszystkim sporządzeniu zgodnego z prawem aktu notarialnego i zapewnieniu bezpieczeństwa klientom.
Dokumenty wymagane przez Notariusza do sporządzenia aktu notarialnego (poza wyjątkami) nie są zwracane, gdyż stanowią załącznik do aktu notarialnego lub podstawę wpisu do księgi wieczystej.
Dokumenty należy dostarczyć do kancelarii odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem. Na etapie przygotowania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami wymaganych dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób – osobiście, kurierem, pocztą lub drogą poczty elektronicznej (skan lub zdjęcie cyfrowe), przy czym w dniu zawarcia aktu notarialnego niezbędne jest przedłożenie wymaganych dokumentów wyłącznie w oryginałach.
Do każdej czynności niezbędne jest okazanie ważnych dokumentów tożsamości osób biorących udział w czynności, którymi są: dowód osobisty – nie może to być e-dowód, paszport lub karta pobytu.
Posiadanie przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz oryginałów wymaganych dokumentów jest warunkiem koniecznym do przystąpienia do aktu.
Podatki/opłaty: W momencie nabycia nieruchomości gruntowej bądź lokalowej na nowego nabywcę przechodzi obowiązek uiszczania podatku od nieruchomości. W związku z tym jest on obowiązany dokonać w urzędzie gminy właściwej dla miejsca położenia nieruchomości zgłoszenia faktu nabycia nieruchomości w terminie 14 dni od dnia podpisania aktu notarialnego. Nabycie użytkowania wieczystego nieruchomości wiąże się z przejściem na nabywcę obowiązku uiszczenia opłaty rocznej z tytułu wieczystego użytkowania gruntu. Opłatę tę uiszcza się do dnia 31 marca roku kalendarzowego za każdy rok kalendarzowy.
Adres zamieszkania: Adresem zamieszkania jest adres, pod którym dana osoba faktycznie przebywa, zamieszkuje, a nie adres zameldowania.
Lista czynności
Sprzedaż lub darowizna działki
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej/zaświadczenie o stanie zbioru dokumentów,
- dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości np. umowa (wypis aktu notarialnego), wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzenie spadku, akt własności ziemi i inne,
- pełnomocnictwo (wypis aktu notarialnego) – jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
- wypis z rejestru gruntów (na wszystkie działki z księgi wieczystej); wypis z kartoteki budynków; wyrys z mapy ewidencyjnej (gdy nastąpiła zmiana powierzchni nieruchomości – z informacją o tej zmianie, gdy brak księgi wieczystej lub gdy działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej w sytuacji gdy sprzedajemy tylko jedną działkę, a w księdze wieczystej jest ich więcej) – z adnotacją, że stanowią podstawę do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- zaświadczenie o objęciu przedmiotowej nieruchomości uproszczonym planem urządzania lasu oraz inwentaryzacją stanu lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
- zaświadczenie o przeznaczeniu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego;
- zaświadczenie, że działka jest/ nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
- mapa z projektem podziału nieruchomości,
- ostateczna decyzja Wójta/Burmistrza/Prezydenta Miasta zatwierdzająca podział nieruchomości,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadku i darowizn, stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenie (niezależnie od daty),
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności bądź zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
- umowę majątkową małżeńską (wypis aktu notarialnego) – w przypadku rozdzielności majątkowej bądź rozszerzonej wspólności majątkowej,
- świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku gdy zostało wydane dla budynku (nie dotyczy budynków niemieszkalnych),
- oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie finansowane jest ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
- oświadczenie banku wyrażające zgodę na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty oraz zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki – wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu albo zaświadczenie z banku zawierające: informacje o stanie zadłużenia, zgodę na wcześniejszą spłatę kredytu (z ceny sprzedaży), numer rachunku do spłaty oraz promesę wyrażenia zgody na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej po całkowitej spłacie kredytu – w przypadku nabycia nieruchomości obciążonej hipoteką,
- tekst jednolity umowy/statutu osoby prawnej (np. spółki) oraz uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności (nabycie lub zbycie), chyba że z ustawy albo umowy/statutu osoby prawnej, wynika że uchwała nie jest potrzebna – gdy stroną umowy jest osoba prawna,
- dane osobowe stron czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania).
Sprzedaż lub darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej/zaświadczenie o stanie zbioru dokumentów,
- dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości (np. umowa (wypis aktu notarialnego), wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzenie spadku i inne),
- pełnomocnictwo (wypis aktu notarialnego) – jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
- zaświadczenie, że działka na którym znajduje się budynek jest/ nie jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji;
- zaświadczenie stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane w lokalu,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadku i darowizn, stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
-
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenie (niezależnie od daty),
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności bądź zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
-
- zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
- umowę majątkową małżeńską (wypis aktu notarialnego) – w przypadku rozdzielności majątkowej bądź rozszerzonej wspólności majątkowej,
- świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku gdy zostało wydane dla lokalu (nie dotyczy lokali niemieszkalnych),
- oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie finansowane jest ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
- oświadczenie banku wyrażające zgodę na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty oraz zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki – wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu albo zaświadczenie z banku zawierające: informacje o stanie zadłużenia, zgodę na wcześniejszą spłatę kredytu (z ceny sprzedaży), numer rachunku do spłaty oraz promesę wyrażenia zgody na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej po całkowitej spłacie kredytu – w przypadku nabycia nieruchomości obciążonej hipoteką,
- tekst jednolity umowy/statutu osoby prawnej (np. spółki) oraz uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności (nabycie lub zbycie), chyba że z ustawy albo umowy/statutu osoby prawnej, wynika że uchwała nie jest potrzebna – gdy stroną umowy jest osoba prawna.
- dane osobowe stron czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania),
Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej – jeżeli jest założona,
- dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości (np. przydział lokalu, umowa (wypis aktu notarialnego), wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzenie spadku),
- pełnomocnictwo (wypis aktu notarialnego) – jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
- zaświadczenie o przysługującym prawie do lokalu, jego oznaczeniu, składzie, powierzchni, podstawie nabycia, uregulowaniu wkładu budowlanego oraz opłat eksploatacyjnych, z informacją czy dla prawa jest prowadzona księga wieczysta, a także z informacją o numerze działki, na której usytuowany jest budynek wielomieszkaniowy i numerze księgi wieczystej założonej dla tej działki,
- zaświadczenie stwierdzające brak osób zameldowanych na pobyt stały i czasowy w lokalu bądź stwierdzające jakie osoby są zameldowane w lokalu,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadku i darowizn, stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenie (niezależnie od daty),
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności bądź zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
- umowę majątkową małżeńską (wypis aktu notarialnego) – w przypadku rozdzielności majątkowej bądź rozszerzonej wspólności majątkowej,
- świadectwo charakterystyki energetycznej – w przypadku gdy zostało wydane dla lokalu (nie dotyczy lokali niemieszkalnych),
- oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa – w przypadku gdy nabycie finansowane jest ze środków pochodzących z kredytu bankowego,
- oświadczenie banku wyrażające zgodę na zwolnienie nieruchomości spod obciążenia w związku ze spłatą długu lub zwolnieniem z jego zapłaty oraz zawierające zgodę na wykreślenie hipoteki – wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu albo zaświadczenie z banku zawierające: informacje o stanie zadłużenia, zgodę na wcześniejszą spłatę kredytu (z ceny sprzedaży), numer rachunku do spłaty oraz promesę wyrażenia zgody na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej po całkowitej spłacie kredytu – w przypadku nabycia nieruchomości obciążonej hipoteką,
- tekst jednolity umowy/statutu osoby prawnej (np. spółki) oraz uchwała właściwego organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności (nabycie lub zbycie), chyba że z ustawy albo umowy/statutu osoby prawnej, wynika że uchwała nie jest potrzebna – gdy stroną umowy jest osoba prawna,
- dane osobowe stron czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania),
Testament
- dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania),
- dane osobowe osoby powołanej do spadku lub wydziedziczonej (imiona, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, nr PESEL),
- powód wydziedziczenia – jeżeli testament obejmuje pozbawienie prawa do zachowku,
- jeżeli testament zawierać ma zapis windykacyjny – szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zapisu (dostępne w odpisie zwykłym księgi wieczystej lub w akcie notarialnym obejmującym umowę nabycia nieruchomości) lub nr księgi wieczystej.
Odrzucenie/przyjęcie spadku
- odpis skrócony aktu zgonu Spadkodawcy,
- informacje czy był sporządzony testament,
- informacje o pozostałych Spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania,
- informacje o osobach, które już odrzuciły lub przyjęły spadek – wskazanie daty i aktu którym dokonano czynność,
- odpis prawomocnego postanowienia Sądu wyrażającego zgodę na odrzucenie spadku w imieniu małoletniego dziecka oraz nr Pesel dziecka – jeżeli nie jest zawarty w treści postanowienia,
- dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania).
Poświadczenie dziedziczenia
- wszelkie testamenty spadkodawcy (w tym zmienione i odwołane) – jeżeli zostały sporządzone,
- akt zgonu spadkodawcy,
- zaświadczenie z Urzędu Gminy o numerze PESEL lub dowód osobisty osoby zmarłej,
- akty urodzenia spadkobierców,
- akty małżeństwa spadkobierców (kobiety zamężne, rozwiedzione, wdowy),
- numer księgi wieczystej, akt własności ziemi, postanowienie Sądu – jeżeli zmarły posiadał nieruchomość,
- oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu spadku – jeżeli były już składane,
- umowa o zrzeczenie się dziedziczenia (wypis aktu notarialnego) – jeżeli została zawarta,
- odpis prawomocnego wyroku Sądu uznającego spadkobiercę lub zapisobiercę windykacyjnego za niegodnego –
- informacja czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym – w przypadku gdy spadkodawca zmarł po dniu 24 listopada 2018 roku,
- dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania),
Jeżeli osoba będąca spadkobiercą zmarła po spadkodawcy wówczas konieczne jest także przedłożenie wypisu aktu poświadczenia dziedziczenia bądź odpisu prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzenie nabycia spadku po tym spadkobiercy.
Pełnomocnictwo
- dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania),
- dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, Nr PESEL, adres zamieszkania),
- nr księgi wieczystej nieruchomości lub dokument potwierdzający tytuł prawny do niej ( jeżeli dla nieruchomości nie jest prowadzona księga wieczysta – w przypadku pełnomocnictwa do rozporządzenia nieruchomością),
- informacja o zakresie umocowania – tzn. o czynnościach, do których pełnomocnictwo zostanie udzielone,
- informacja czy pełnomocnik może być druga stroną czynności dokonywanej w wykonaniu pełnomocnictwa i czy może reprezentować obie strony czynności.
Umowa spółki
- dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania)
- w przypadku SPÓŁKI KOMANDYTOWEJ (dowolny kapitał zakładowy) należy ponadto podać:
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- oznaczenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość,
- oznaczony kwotowo zakres odpowiedzialności każdego komandytariusza wobec wierzycieli (sumę komandytową),
- w przypadku SPÓŁKI KOMANDYTOWO-AKCYJNEJ (kapitał zakładowy min. 50 000,00zł) należy ponadto podać:
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- oznaczenie wkładów wnoszonych przez każdego komplementariusza oraz ich wartość,
- wysokość kapitału zakładowego, sposób jego zebrania, wartość nominalną akcji i ich liczbę ze wskazaniem, czy akcje są imienne, czy na okaziciela,
- liczbę akcji poszczególnych rodzajów i związane z nimi uprawnienia, jeżeli mają być wprowadzone akcje różnych rodzajów,
- nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) komplementariuszy oraz ich siedziby, adresy albo adresy do doręczeń,
- organizację walnego zgromadzenia i rady nadzorczej, jeżeli ustawa lub statut przewiduje ustanowienie rady nadzorczej.
- w przypadku SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (kapitał zakładowy min. 5000,00zł) należy ponadto podać:
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- wysokość kapitału zakładowego,
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- w przypadku SPÓŁKI AKCYJNEJ (kapitał zakładowy min. 100 000,00zł) należy ponadto podać:
- firmę i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- wysokość kapitału zakładowego oraz kwotę wpłaconą przed zarejestrowaniem na pokrycie kapitału zakładowego,
- wartość nominalną akcji i ich liczbę ze wskazaniem, czy akcje są imienne, czy na okaziciela,
- liczbę akcji poszczególnych rodzajów i związane z nimi uprawnienia, jeżeli mają być wprowadzone akcje różnych rodzajów,
- nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) założycieli,
- liczbę członków zarządu i rady nadzorczej albo co najmniej minimalną lub maksymalną liczbę członków tych organów oraz podmiot uprawniony do ustalenia składu zarządu lub rady nadzorczej,
- pismo do ogłoszeń, jeżeli spółka zamierza dokonywać ogłoszeń również poza Monitorem Sądowym i Gospodarczym.
Jak również ewentualnie statut powinien zawierać, pod rygorem bezskuteczności wobec spółki, postanowienia dotyczące:
- liczby i rodzajów tytułów uczestnictwa w zysku lub w podziale majątku spółki oraz związanych z nimi praw,
- wszelkich związanych z akcjami obowiązków świadczenia na rzecz spółki, poza obowiązkiem wpłacenia należności za akcje,
- warunków i sposobu umorzenia akcji,
- ograniczeń zbywalności akcji,
- uprawnień osobistych przyznanych akcjonariuszom, o których mowa w art. 354 KSH,
- co najmniej przybliżonej wielkości wszystkich kosztów poniesionych lub obciążających spółkę w związku z jej utworzeniem.
Ustanowienie hipoteki
- dokument wskazujący czynność prawną, z której wynika wierzytelność mająca być zabezpieczona hipoteką (np. umowa kredytu, pożyczki itp.),
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej/zaświadczenie o stanie zbioru dokumentów,
- dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości np. umowa (wypis aktu notarialnego), wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis prawomocnego postanowienia Sądu o stwierdzenie spadku, akt własności ziemi i inne,
- pełnomocnictwo (wypis aktu notarialnego) – jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
- wypis z rejestru gruntów ; wyrys z mapy ewidencyjnej (gdy nastąpiła zmiana powierzchni nieruchomości – z informacją o tej zmianie, gdy brak księgi wieczystej lub gdy działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej np. w sytuacji gdy sprzedajemy tylko jedną działkę, a w księdze wieczystej jest ich więcej) – z adnotacją, że stanowią podstawę do dokonywania wpisów w księdze wieczystej,
- zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadku i darowizn, stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
- nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenie (niezależnie od daty),
- nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności bądź zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
- umowę majątkową małżeńską (wypis aktu notarialnego) – w przypadku rozdzielności majątkowej bądź rozszerzonej wspólności majątkowej,
- dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania).
Poświadczenie podpisu
- czynność notarialna dotyczy wyłącznie poświadczenia podpisu, nie zaś treści dokumentu, pod którą podpis jest składny,
- podpisy na dokumentach składane są w obecności notariusza, zaś gdy podpis na poświadczonym dokumencie nie był złożony w obecności notariusza, osoba, która podpis taki już złożyła, może uznać go przed notariuszem za podpis własnoręczny,
- do poświadczenia podpisu konieczna jest obecność osoby, której podpis ma zostać poświadczony,
- dokument, na którym ma zostać złożony podpis,
- dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, Nr PESEL, serię i nr dokumentu tożsamości oraz termin jego ważności, adres zamieszkania).